ビジネス文書のやりとりは、ファイル共用、クラウドの利用など年々多用化していますが
Eメールでの添付ファイルのやりとりは、多くの企業で主流になっていると思います。以下、「添付ファイル」について、場面に応じたさまざまな表現をご紹介させていただきます。
添付ファイルを送るときの表現
以下の７つは、Eメールで添付ファイルを送るときによく使われる表現です。
※ 斜体文字の部分は、自分で実際に送る内容に置き換えてください。
1. Please find the organizational chart attached.
組織図を添付させていただきました。
2. Please see the attached timeline.
添付のスケジュール表をご覧ください。
3. The bill is attached.
ご請求書が添付されています。
以下のように動作としての記述もよく使われます。動詞の時制に注意してください。
4. I have attached the draft.
原稿を添付させていただきました。
5. I have sent the database of employees.
従業員情報を送りました。
また、以下のような進行形を使う表現も一般的です。
6. I am attaching the PowerPoint presentation.
パワーポイントのプレゼンテーションを添付しております。
7. I am sending the pictures for advertisement.
広告用の写真をお送りしております。
送った添付ファイルへ補足情報を加える
以下は、特定のソフトウエアを使って編集しているが、受信者が該当ソフトを持っているかどうかわからないときに補足するサンプルです。
8. Attached is the essay, as requested. It is a Pages document, as I don’t have Microsoft Office software. I hope this doesn’t cause any inconvenience.
添付は要求のあったエッセイです。私はOfficeを持っていないので、これはPagesのドキュメントです。何か問題がなければよいのですが。
添付ファイルをつけ忘れてメールしてしまったときに、再送に使える表現です。
9. I am sorry, I forgot to attach the file in the last email. Here is the file.
申し訳ありません。前回のメールへ添付ファイルをつけ忘れました。こちらがファイルです。
受信した添付ファイルに問題がある場合の表現
送信者からのメールに添付がなかったときに再送をお願いする言い方です。
10. Sorry Jane, but I think you forgot to attach the file. Could you send it again?
Jane すみません。ファイルを添付し忘れていると思います。もう一度送っていただけますか？
送られてきたファイルが壊れていて開けないときの言い方です。
11. I got the file, but it seems to be corrupted and I can’t open it. Could you try sending it in a different format?
ファイルを受け取りましたが壊れているようでオープンできません。別フォーマットで送ってみていただけますでしょうか？
以下の２例は、受信ファイルの内容に問題があるときの言い方です。
12. I got the attachment but I think that is last year’s version of the document. Could you send this year’s instead?
添付を受け取りましたが、昨年版の書類だと思います。今年度のファイルを送っていただけますか？
13. Thanks for sending the document, but I was wondering why you have used blue for the background of the slides when our company color is red?
書類を送っていただきありがとうございます。しかし、なぜ私たちの会社カラーが赤であるのに、あなたがスライドの背景に青を使ったのかと思っています。
以上、１３種類の表現をご紹介させていただきました。ぜひ日常のメールで使ってみてください！